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Tudo o que você precisa saber para contratar um serviço de outsourcing

Criar planos de crescimento estratégico que considerem a terceirização de empresas para a realização de determinados processos é cada vez mais comum. Entretanto, na hora de planejar ainda há muitas…

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Criar planos de crescimento estratégico que considerem a terceirização de empresas para a realização de determinados processos é cada vez mais comum. Entretanto, na hora de planejar ainda há muitas dúvidas sobre como e quando contratar um serviço de outsourcing. Afinal, uma escolha não acertada pode provocar prejuízos financeiros e distanciar a execução do planejamento de seus objetivos.

Essencialmente, o outsourcing tem como propósito final a redução de gastos e o crescimento de um negócio. Para isso, os serviços que são terceirizados devem ser otimizados pela equipe contratada com excelência. Por essa razão, entender com clareza as necessidades de sua empresa e ter ótimas referências da terceirizada são apenas alguns dos itens que devem ser considerados antes de qualquer tomada de decisão.

Dessa maneira, uma série de questões devem ser analisadas para que se possa fechar negócio e passar os seus processos para uma empresa terceirizada. Considerando isso, separamos tudo o que você precisa saber para contratar uma empresa de outsourcing. Confira!

Conheça as suas necessidades de outsourcing

Antes de qualquer ação dentro de uma empresa, deve-se planejar, e o planejamento deve ser feito a partir de informações concretas. Sendo assim, o primeiro passo a ser seguido é a realização de um mapeamento de processos. Através dessa prática, é possível identificar os processos que não necessariamente precisam ser executados internamente, quais são os essenciais e quais são os gargalos no fluxo de trabalho, por exemplo.

Desse modo, a partir do mapeamento dos processos de seu negócio, é possível passar a considerar aquilo que tem potencial para ser terceirizado. Contudo, a identificação desses processos não é a única ação que deve ser feita antes de contratar um serviço de outsourcing.

Depois de realizar esse reconhecimento dos processos, é importante traçar quais são os objetivos de uma terceirização para cada um deles. Assim, o planejamento fica mais claro e os riscos diminuem. Note, entretanto, que falar em planejamento não é apenas a respeito do que já ocorre dentro do negócio, podem existir novas ações para necessidades específicas.

Sendo assim, entender os seus objetivos é crucial. Por exemplo, se você notar a necessidade de fidelizar mais os seus clientes, poderia contratar uma empresa para desenvolver um aplicativo de sua marca, no qual os clientes receberiam promoções e conteúdos exclusivos. Já, se identificar que o seu servidor interno é obsoleto e precisa ser modernizado, ao invés de comprar novos equipamentos e investir na equipe de TI, poderia encontrar um outsourcing de computação em nuvem. Enfim, são diversas as possibilidades, mas cada uma deve ser analisada minuciosamente para que as decisões mais acertadas sejam tomadas.

Avalie o custo-benefício

Agora que você já reconheceu as suas necessidades, é mais fácil entender que tipo de serviço você precisa. Entretanto, ainda é necessário avaliar quais são os processos que realmente valem a pena ser terceirizados e quais merecem a contratação de uma nova equipe.

Sendo assim, o passo essencial nesta etapa é fazer um levantamento completo de custos. Para começar, colha orçamentos de empresas de outsourcing que poderiam ser contratadas para prover a sua necessidade. Em seguida, compare esses valores com os custos que você teria para realizar esse processo internamente. Para tanto, devem ser considerados os custos com salários e tributos de novos funcionários, com a compra e a manutenção de equipamentos, com o treinamento da equipe etc.

Após realizar essa comparação, você terá maior facilidade para decidir qual é a melhor estratégia para atingir os seus objetivos. Entretanto, é importante destacar que nem sempre o menor custo é o melhor negócio. Se você chegou a conclusão que é mais barato executar determinado processo internamente, pense nos impactos que isso gerará: a longo prazo os custos permanecerão em vantagem? Os profissionais que desempenharão essa tarefa possuem a mesma competência técnica de uma equipe especializada? Esses processos não diminuem a produtividade de sua equipe em relação aos processos prioritários do seu negócio?

Enfim, são diversos os questionamentos que devem ser feitos para decidir o que é melhor para o seu negócio. Contudo, a partir de uma análise detalhada de custos, objetivos, vantagens e desvantagens, é possível tomar a decisão mais acertada.

Escolha a empresa de outsourcing adequada

Depois de identificar as suas necessidades e decidir o que será realizado por uma equipe terceirizada, é o momento de decidir qual empresa fará isso. Nesse contexto, é indispensável ser considerada a reputação do negócio e a capacidade de atender às suas demandas.

Diante disso, uma das medidas que podem ser tomadas é verificar a avaliação que clientes e ex-clientes fazem da empresa de outsourcing. Assim, como na maioria dos serviços e produtos que optamos em obter, verificar o que as pessoas que já tiveram contato com aquilo acham é essencial.

Além disso, conhecer a estrutura e os recursos disponíveis na empresa que será contratada também deve ser priorizado. Dessa maneira, verifique se os equipamentos e as tecnologias utilizadas dão conta de atender às suas necessidades. Ainda mais, além dos recursos físicos e tecnológicos, não deixe de avaliar se a equipe possui talentos com a formação e a expertise adequadas.

Por fim, um dos fatores que mais preocupam gestores na hora de terceirizar algum serviço está relacionado à privacidade de seus dados. Sendo assim, também é indispensável considerar apenas as empresas que garantem tratamento adequado e seguro das informações que receberem.

Feche o negócio

Depois de fazer tudo o que vimos até aqui, você terá escolhida a empresa ideal para prestar os serviços necessários para o seu negócio. Desse modo, é a vez de sentar com os representantes da empresa de outsourcing e estabelecer todos os critérios para uma parceria positiva.

Assim, apresente com clareza quais são as suas necessidades e discuta os pontos essenciais para que suas demandas sejam atendidas. Em seguida, após todas as expectativas alinhadas, elabore o Acordo de Nível de Serviço (ANS) e passe a contar com os serviços da empresa escolhida.

Portanto, a partir das informações que apresentamos, é possível compreender que a contratação de empresas de outsourcing é uma ação que deve estar integrada à estratégia de sua empresa, focando na supressão de problemas e no crescimento do negócio. Contudo, alguns pontos de atenção devem ser considerados para que a equipe contratada possa atender com qualidade aquilo que se espera.

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